GED è l’acronimo di Gestione Elettronica Documentale si tratta di un processo tecnologico che permette di trasformare la carta in supporti digitali.
Ma cosa devo sapere dal punto di vista procedurale e organizzativo per gestire al meglio questo percorso?
Innanzitutto dobbiamo partire da due ingredienti principali: digitalizzazione e dematerializzazione.
Digitalizzazione di un documento:
Digitalizzare un documento non vuol dire soltanto “scansionarlo” ma attribuire ai documenti scansionati caratteristiche che gli permettano di avere funzioni intelligenti di ricerca e archiviazione.
La digitalizzazione di un documento è un percorso che si divide in due fasi distinte: l’acquisizione del documento tramite strumenti digitali (scanner, fotocopiatrici) e il seguente inserimento del file in una piattaforma DMS.
Grazie a questo processo La digitalizzazione del cartaceo permette di avere tutte quelle caratteristiche di affidabilità ed efficienza che non possiede un archivio cartaceo.
Queste caratteristiche vengono attribuite grazie a delle piattaforme chiamate: “DMS” (Data Management Systems)
Quali sono i vantaggi della digitalizzazione ?
L'accesso ai documenti è molto più rapido e immediato. Dal momento in cui il documento viene acquisito in versione digitale, questo diventa accessibile da qualsiasi computer o dispositivo elettronico connesso alla rete aziendale da parte dei dipendenti autorizzati all'accesso.
Ricerca dei documenti
Grazie all’acquisizione digitale l’intero testo viene memorizzato. Quando si ha necessità di trovare tutti i documenti che riguardano un particolare cliente o progetto. Questo processo trasforma file ordinari in potenziali database di informazioni che possono essere usate a scopo di marketing, controllo e gestione
Strumenti digitali
Permettono inoltre di spedire, scansionare e archiviare qualsiasi tipo di documento elettronico e cartaceo. Tutti i file di testo, tabelle, immagini, video, file audio, qualsiasi contenuto può essere indicizzato secondo determinati algoritmi.
Tutto questo non avverrebbe se i documenti fossero soltanto “scansionati”
Abbiamo visto quindi come uno dei passi fondamentali sia l’introduzione di un software DMS, con l’obiettivo di eliminare le inefficienze riguardanti la gestione dei documenti ed attribuirli tutte quelle caratteristiche “intelligenti” che altrimenti non avremmo:
Che cos’è un DMS ?
DMS è l’acronimo di Document Management System ed è (per dirla in maniera semplice) una piattaforma di gestione e scambio di documenti.
Questa piattaforma attribuisce ai file acquisiti digitalmente (cartaceo) oppure nativi digitali (generati direttamente in formato elettronico) caratteristiche che permettono di spedire, archiviare qualsiasi tipo di documento, massimizzando la comunicazione aziendale tra i vari reparti, risparmiando tempo per la loro gestione e riducendo al minimo le possibilità di errore di archiviazione.
Sia che si tratti di file di testo, tabelle, immagini, video, file audio. Tutti contenuti che il programma provvede a indicizzare secondo determinati algoritmi.
Con un DMS, una volta registrato il documento, puoi seguire tutto il suo ciclo di vita, dalla nascita alla distruzione fino a ricostruire correlazioni con altre pratiche. Questo sistema ti consente di definire la privacy dei documenti più delicati garantendo l’accesso solo a determinate persone o gruppi di lavoro. O ancora, puoi leggere, rivedere, riscrivere un’informazione e inserire una firma digitale.
Caratteristiche di un DMS
Privacy dei documenti
Sarà possibile la gestione dei documenti più delicati garantendo l’accesso solo a determinate persone o gruppi di lavoro. Il documento potrà essere sempre letto, rivisto, riscritto e vi si potrà inserire la firma digitale a norma di legge.
Grazie a questo, una volta registrato il documento digitalmente, sarà possibile seguire tutto il suo ciclo di vita, dalla nascita alla distruzione fino a ricostruire correlazioni con altre pratiche.
Per riassumere abbiamo visto che per percorrere completamente il percorso della digitalizzazione bisogna partire dalla carta, scansionare il documento ed integrarlo in una piattaforma DMS.
Workflow
Ultimo ma non meno importante, inserire il documento digitalizzato in processi di workflow aziendale, permettendo il passaggio della documentazione sicura ed affidabile senza il passaggio della carta tra uffici o persone che potrebbero causare la perdita del documento stesso.
Ora fatevi una domanda: “pensate di avere tutti questi benefici da un foglio di carta ?”
Mentre pensate a come rispondere introduciamo l’ultimo passo della digitalizzazione.
La Dematerializzazione di un documento
Prima di iniziare…
Particolare importante: per dematerializzare un documento non basta l’acquisto di un software o di una firma digitale.
Partiamo dalla definizione:
La dematerializzazione di un documento è una procedura organizzativa e tecnologica che permette di dare valore legale ai file digitali (in pratica fare a meno della carta).
Questo procedura permette di attribuire ai file digitalizzati un valore legale dato che la sola digitalizzazione non consentirebbe la sostituzione legale della carta.
Un qualsiasi documento, per essere dematerializzato, deve essere prima digitalizzato.
La dematerializzazione in Svizzera
Per poter dare valore legale alla carta, bisogna partire da un file digitalizzato (come abbiamo visto prima) e seguire alcune procedure sia dal punto di vista organizzativo che tecnologico per attribuire tale valore
Per completezza di informazione si dice che i documenti hanno valore legale solo quando :
- Sono stati generati e/o gestiti con una procedura che garantisca tracciabilità
- Sono stati acquisiti con una procedura che ne garantisca la completezza
- Sono conservati in un sistema che ne garantisca l’integrità
