SAI COS’E’ AOS?

A.O.S. è l’acronimo di “Archiviazione Ottica Sostitutiva”

Un insieme di processi tecnologici e organizzativi che permette, in determinate condizioni e con specifiche procedure regolamentate dalla legge svizzera, la dematerializzazione della carta e di garantire  la validità legale di un documento informatico.

Facciamo subito un po’ di chiarezza, conservare digitalmente i documenti non vuol dire essere obbligati a sostituire la carta, vuol dire (cosa molto importante) avere la possibilità di sostituire la carta.

Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l’equivalente in formato digitale.

Il tutto avviene tramite un processo che “blocca” nel tempo, nella forma e nel contenuto il documento attraverso strumenti di firma digitale e marca temporale

Queste tecnologie, infatti, permettono di  rendere immodificabile, datare in modo certo e identificare l’autore di un documento.

Innanzitutto, cosa dice la legge ?

L’articolo 9 riguardo la tenuta e la conservazione dei libri contabili dichiara questo:

Sono ammessi per la conservazione di documenti i supporti d’informazione inalterabili come:

  • Carta
  • Supporti di immagini
  • Supporti di dati inalterabili
  • Supporti di dati alterabili
i supporti d’informazione alterabili sono consentiti quando sono verificate queste condizioni:
  • sono applicati procedimenti tecnici che garantiscono l’integrità delle informazioni registrate (ad es. firma digitale);
  • è possibile provare in modo inequivocabile il momento della memorizzazione delle informazioni (ad es. per mezzo della marcatura oraria);
  • sono rispettate le ulteriori prescrizioni concernenti l’impiego dei relativi procedimenti tecnici in vigore al momento della memorizzazione; 
  • sono stabiliti e documentati gli svolgimenti e i procedimenti atti al loro impiego come pure conservate le informazioni necessarie (verbali e log files).

 

Si capisce, quindi, che la carta non è l’unico supporto per conservare legalmente i documenti.

 

L’AOS è un Software che acquisto ?

No, è un processo combinato dato dell’unione di piu componenti che ne garantiscono l’affidabilità in ogni fase della sua lavorazione.

Non si tratta solo di scegliere un SW affidabile sul mercato ma della scelta di un partner giusto che abbia le stesse caratteristiche di affidabilità.

Per completezza di informazione si dice che i documenti hanno valore legale solo quando :

  • Sono stati generati e/o gestiti con una procedura che garantisca tracciabilità
  • Sono stati acquisiti con una procedura che ne garantisca la completezza
  • Sono conservati in un sistema che non garantisca l’integrità
 
 
La firma digitale è importante per l’AOS?

Un altro dettaglio importante riguarda il capitolo della firma digitale (ma non solo)  quando infatti essa è utilizzata non è valida alla fine della AOS .

 

Una firma solo per i singoli file, non è una garanzia di integrità.

Bisogna garantire l’integrità dell’insieme: nulla deve essere stato tolto, aggiunto o sostituito all’insieme dell’archivio.

 
Quanto è importante il concetto di Marca temporale ?

E’ importantissimo, è il tassello che si deve aggiungere alla firma digitale che da sola non basta per un concetto di AOS, e anche essa deve essere inserita nell’insieme dei documenti e non solo sul singolo.

 
Una volta creata la mia firma digitale e la Marca temporale i miei file digitali possono avere valore legale ?

Non ancora, per avere la certezza del valore legale dei miei documenti digitali devo essere sicuro che chi ha eseguito la procedura di digitalizzazione lo abbia fatto secondo precisi criteri di : rintracciabilità, completezza e chiarezza del dato

 

Per riassumere

L'AOS non è un software che si può acquistare ma una somma di procedure tecnologiche ed organizzative che certificano l'attendibilità dei vostri documenti