Sai cos’è un documento ?
“Un documento è un’entità fisica o logica nella quale sono registrate delle informazioni, e può essere analogico o digitale.”
Il documento analogico:
- E’ legato alla concretezza fisica di un supporto.
- Utilizza una grandezza fisica continua, come tracce su carta, immagini su film, magnetizzazioni su nastro.
- Si distingue tra originale e copia.
- Non trasmissibile senza convertirlo e senza perdita di informazioni.
- Deteriorabile.
Il documento digitale:
- E’ una rappresentazione astratta in linguaggio convenzionale della realtà sensoriale.
- Utilizza una grandezza fisica discreta (il bit) per rappresentare il mondo fisico.
- Può essere riprodotto all’infinito senza decadimento qualitativo ed ogni riproduzione è indistinguibile dalla copia originaria. Ogni copia ha valore di originale.
- Trasmissibile senza perdita di informazioni e qualità.
- Non deteriorabile.
- Supporta funzionalità interattive.
La mole di documenti che aziende, privati e amministrazioni pubbliche devono gestire aumenta ogni anno.
Modifiche legislative, nuove procedure, aggiunte di documentazione, fanno crescere ogni giorno il volume di carta che dovrà essere poi archiviata, cercata, stampata, con perdite di tempo e aumento delle possibilità di errore.
Potrebbe essere giunto il momento di cambiare e orientarsi sempre di più verso una logica che passi dalla carta al digitale. ?
Il tutto può sembrare facile forse quasi banale ma non è affatto cosi, oggi sappiamo infatti, che ogni cambiamento che poi si è rivelato fondamentale per il genere umano, è sempre stato visto inizialmente con una resistenza.
La storia, la cultura e l’evoluzione dei documenti
Abbiamo voluto definire (tra tutti i casi possibili) tre particolari momenti occorsi nell’arco di 2000 anni di storia, che hanno a loro modo cambiato il mondo della carta, dei suoi documenti.
Vedremo assieme come questi cambiamenti, che in qualche modo hanno aiutato l’evoluzione del genere umano, vennero ostacolati perché andavano a toccare ambiti come cultura ed abitudini radicate negli usi e consuetudini delle persone.
Scrittura
Stampa a caratteri mobili
Digitalizzazione
La scrittura
"Questa invenzione produrrà dimenticanza nelle menti di coloro che l'apprendono, per mancanza di esercizio della memoria...crederanno di essere conoscitori di molte cose, pur essendo per lo piu ignoranti..."
Che ci crediate oppure no, Sofocle descriveva in questo modo l’invenzione della scrittura, sembra incredibile che un filosofo e drammaturgo che visse l’epoca della Grecia classica, potesse ostacolare questo tipo di strumento.
Forse per timore o mancanza di conoscenza, ma l’ostacolo che trovò inizialmente la scrittura fu la sbagliata supposizione che l’atto di scrivere avrebbe portato conseguenze come la mancanza di memoria e consapevolezza.
Oggi sappiamo che la storia della scrittura è, in primo luogo, lo sviluppo del linguaggio tramite tecnologie espresso con le lettere o altri segni, sappiamo anche che fu una invenzione che permise la comunicazione e lo sviluppo economico.
La scrittura nacque quando iniziò ad avvertirsi la necessità, da parte dei sacerdoti, di contare le grandi quantità di merci che venivano immagazzinate nei templi, ed ha permesso ai popoli di lasciare una traccia scritta delle proprie azioni, della propria cultura e delle proprie opinioni e, dunque, ci ha consentito di ricostruire più facilmente storia.
Da qui facciamo un salto in avanti di circa 3000 anni fino ad arrivare ad un’altra invenzione fondamentale, la stampa di Guttemberg.
La Stampa a caratteri mobili
La tecnica tipografica di Gutenberg consisteva nell’allineare i singoli caratteri in modo da formare una pagina, che veniva cosparsa di inchiostro e pressata su un foglio di carta. L’innovazione stava nella possibilità di riutilizzare i caratteri. Con la tecnica precedente, cioè la xilografia, le matrici di stampa venivano ricavate da un unico pezzo di legno, che poteva essere impiegato solo per stampare sempre la stessa pagina, finché non si rompeva la matrice, cosa che accadeva molto spesso.
Questa tecnica si rivelò di gran lunga migliore rispetto ai procedimenti tradizionali e si diffuse in pochi decenni in tutta Europa: solo 50 anni dopo erano stati stampati già 30.000 titoli per una tiratura complessiva superiore ai 12 milioni di copie. Il primo testo fu la Bibbia a 42 linee, cioè 42 righe per pagina, con il testo stampato su due colonne. I libri stampati con la nuova tecnica tra il 1453-55 e il 1500 vengono chiamati incunaboli.
Anche in questo caso questo cambiamento venne osteggiato all’inizio dato che venne visto come un modo per rubare “intelletto” e posti di lavori, occupati a quel tempo dai monaci amanuensi e questo sistema venne inteso solo come sostituzione dell’intelletto umano e non come una evoluzione.
Anche il tema della divulgazione, del permettere a tutti di imparare, quando solo pochi eletti potevano permetterselo ed apprezzarlo, fu un grande ostacolo di questa incredibile scoperta.
La digitalizzazione
Come abbiamo visto, tutti i cambiamenti vennero osteggiati e vissuti inizialmente con un rifiuto, e la digitalizzazione (in questo caso della carta) non fa eccezione.
Ciò dipende, forse, dalla portata dell’innovazione stessa a cui il nostro approccio ancora fortemente analogico è chiamato ad adattarsi?
A ben vedere, però, probabilmente questo è solo un alibi. Se infatti è da un ventennio che si continua a “lottare” contro il mulino a vento dei fattori – endemici, della resistenza al cambiamento alla dematerializzazione e alla digitalizzazione, dall’altra parte neppure sempre chiari sembrano essere i passaggi indispensabili che possono realmente portare a un definitivo raggiungimento degli obiettivi di una reale innovazione nei processi documentali.
Di una cosa siamo sicuri: dopo migliaia di anni la carta non è più il supporto per gestire le informazioni di oggi.
I processi di digitalizzazione impongono il ripensamento, alla riorganizzazione, alla “reingegnerizzazione” e all’efficienza dei procedimenti e dei servizi resi disponibili alle persone.
Oggi siamo qui a pensare (di nuovo) come vincere le resistenze e come creare un percorso digitale sempre più semplice e sempre più orientato verso l’uomo.
