La tranquillità è difficile ma con gli strumenti giusti la si può raggiungere.La gestione elettronica documentale è uno di questi strumenti.
I vantaggi sono molteplici e li possiamo racchiudere in due macro categorie: operativi ed organizzativi
VANTAGGI OPERATIVI
Risolvere i piccoli e grandi problemi del lavoro quotidiano come organizzare, ricercare ed archiviare documentazione.
Tempo
La gestione elettronica documentale aumenta l’efficienza in termini di costi e di tempo speso per svolgere le attività. Ciò è vero in quanto i documenti archiviati digitalmente sono sempre immediatamente disponibili per più utenti e sono rapidamente consultabili grazie a chiavi di ricerca.
Sicurezza
La possibilità di conservare i documenti, senza il pericolo che i contenuti vengano alterati o modificati. La conservazione con sistemi automatizzati non prevede infatti la possibilità di intervenire sui materiali archiviati, rendendo quindi più sicuro l’intero processo di gestione di questi importanti documenti. Questo significa, tra l’altro, evitare errori per esempio di archiviazione o riposizionamento dei documenti e quindi rendere più sicuro il modo di lavorare.
Disponibilità
disponibilità immediata di tutti i documenti grazie alla loro archiviazione. Con l’avvento della digitalizzazione, infatti, tutto questo patrimonio documentale può essere facilmente recuperato associando il sistema all’archiviazione in remoto.
VANTAGGI ORGANIZZATIVI
Forse la parte più sconosciuta ma egualmente importante.Sviluppare processi decisionali prima legati a gestioni manuali o non automatizzate, infatti rappresenta un grande valore aggiunto di una GED.
L’intero ciclo di vita dei documenti non è semplice e richiede molto lavoro, dalla loro creazione alla loro successiva gestione. Ogni documento deve essere distribuito o scambiato con le parti interessate, siano esse pubbliche o private.
Integrazioni
Queste soluzioni consentono di sviluppare servizi ad hoc per le aziende utenti in modo da poterle integrare con il resto dei sistemi IT al fine, appunto, di rivedere l’intero flusso di attività degli uffici, impostare automatismi per esempio per le approvazioni.
Collaborazioni
Questi strumenti rendono maggiormente collaborative le diverse aree aziendali, garantendo semplice la condivisione di conoscenza. La semplificazione e l’ottimizzazione dei processi aziendali interni. Con un’attività centralizzata e monitorata in modo inequivocabile è infatti possibile ridurre a zero gli errori e le inefficienze..
