“Ogni fase di cambiamento inizia con una resistenza, ma solo accettandolo riusciremo a cambiare”
Le nuove tecnologie hanno portato negli ultimi anni cambiamenti epocali nel nostro modo di vivere, vestirci, acquistare, socializzare.
E’ dimostrato, però, che il nostro cervello è sensibile ad ogni cambiamento e quindi forse per autoprotezione tende a bloccarci, i cambiamenti nella nostra routine quotidiana provocano stress e quindi ogni possibile modifica viene vista come negativa.
Fortunatamente nuovi concetti, tecniche e approcci strutturati come il change management vengono in aiuto per gestire queste resistenze.
Cambia il paradigma: adesso è l’uomo
Realizzare il passaggio dal cartaceo al digitale fa parte di quel particolare tipo di cambiamento che deve partire, innanzitutto dalla cultura aziendale, e quindi dagli uomini che ne fanno parte, e poi dai mezzi tecnologici.
Modificare un passo alla volta quei piccoli (o grandi) gesti, abitudini, routine quotidiane, radicate nelle persone, potrebbe risultare difficile (se non impossibile).
Dalla analisi iniziale al rollout finale le persone andranno sempre coinvolte nel progetto.
Quello che faremo è analizzare in parallelo il cambiamento culturale e l’intero percorso tecnologico di digitalizzazione del cartaceo cercando di: capire, gestire ed evitare (quasi) tutti gli ostacoli e resistenze che si inseriranno per impedire il raggiungimento di questo risultato.
Analizzeremo ogni aspetto organizzativo fino ad arrivare alla sostituzione dei supporti cartacei grazie alla Archiviazione ottica sostitutiva (AOS), mirandone a preservare il valore legale e giuridico.
Questo è il percorso completo di trasformazione digitale.
I quattro pilatri del cambiamento
INFORMARE
Cerca di coinvolgere le persone, piccole riunioni, mail, comunicazioni interne per renderli partecipe, avrei cosi modo di esporre tutte fasi fondamentali e capirai se alcuni parametri o flussi potranno o dovranno essere modificate, il confronto in questa fase è importantissimo
SUPPORTARE
Una volta intrapresa la strada le persone avranno bisogno di essere supportate mentre inizieranno a svolgere I primi passi nel mondo del digitale
ESPLORARE
Ora che il personale ha consolidato il nuovo flusso ed è riuscito a sostituire l’uso della carta nei sui processi quotidiani (se non tutti almeno quelli più frequenti), possiamo esplorare con lui nuovi flussi dove la carta è ancora presente e chiedere direttamente a lui come vorrebbe fare.
CONSOLIDARE
In questa fase dopo che il personale avrà imparato ad usare le nuove tecnologie ed avrà capito come ed in che modo sostituire la carta vale dunque la pena considerare motivi principali per i quali si utilizzava la carta, e consolidare i nuovi strumenti che l'hanno sostituita
