Cosa posso fare con la Gestione Elettronica Documentale in Azienda ?
Sono 4 le principali azioni che ruotano intorno ad una gestione dei documenti:
Posso ridurre i costi di gestione e snellire i processi interni;
Posso rendere inalterabili i documenti (mai più sbiaditi, rovinati o macchiati);
Posso rendere disponibili i documenti da qualsiasi luogo tramite una semplice connessione ad internet;
Posso ridurre i volumi di carta stampata rispettando l’ambiente;
Posso ridurre (ed eliminare) gli spazi di archiviazione;
La gestione elettronica documentale consente di gestire, organizzare, condividere o archiviare file, garantendo una corretta amministrazione dei documenti, dalla loro produzione, alla loro conservazione.
La GED è il primo passo verso la digitalizzazione aziendale.
Passare al digitale significa:
Più efficienza e produttività
Il passaggio da un sistema di archiviazione basato su documenti cartacei a una soluzione digitale offre ai dipendenti un accesso semplificato ai documenti aziendali, oltre a creare un flusso di informazioni rapido ed efficiente. Invece di cercare i documenti, il personale può concentrarsi su attività di livello più alto e nel prendere decisioni che hanno un impatto positivo sul fatturato.
Curiosità:
in mancanza di una soluzione digitale efficiente, un dipendente impiega in media 18 minuti per trovare un documento.
Contenere i costi dell’archiviazione documenti
Creare e archiviare documenti cartacei è costoso. I documenti in archivio occupano molto spazio e la loro gestione in termini di ore/uomo investite può costare fino a CHF 1’500 all’anno. Per gestire l’archivio potrebbe essere necessario assumere un altro dipendente. Il passaggio a un sistema di gestione elettronica documentale consente di ottenere risparmi tempo considerevoli in termini di archiviazione documenti, copia, stampa e invio.
Curiosità:
in un anno, un’azienda media accumula carta a un tasso pari al 22%; ciò significa che la quantità di carta raddoppia ogni 3,3 anni.
Sicurezza dei dati affidabile
Un sistema di gestione documentale consente di controllare l’accesso alle informazioni riservate e di rispettare i provvedimenti di sicurezza. Inoltre, il sistema contribuisce a garantire la conformità alle leggi vigenti automatizzando la gestione dei record finanziari e i processi di conservazione.
Curiosità:
in qualsiasi momento, fino al 5% dei file di un’organizzazione qualsiasi risulta mancante o fuori posto.
Continuità produttiva
La gestione elettronica dei documenti garantisce che le operazioni aziendali procedano senza interruzioni anche in caso di emergenza. Sarà possibile, quindi, lavorare da casa avendo la visibilità della documentazione dell’ufficio.
Curiosità:
se i record cartacei venissero distrutti da una calamità naturale, 7 aziende su 10 non riuscirebbe a ricostruire i loro archivi cartacei.
Non c'è Digital Transformation se non c'è la cultura dei dati
Non c’è digitalizzazione se le decisioni, i processi e l’organizzazione stessa non sono di tipo “data driven”.
I dati sono alla base dell’azienda digitalizzata, poiché i dati configurano l’immagine stessa dell’azienda.
Grazie ai dati, e grazie alla produzione automatica degli stessi, è possibile misurare, confrontare e giudicare ogni singolo tassello, lasciando che i dati emergano dai processi stessi e consentano di vedere elementi e statistiche che la semplice esperienza non sarebbe mai in grado di far emergere.
Quante volte capita di perdere un documento, quante altre di dimenticarsi il nome della cartella dove abbiamo archiviato una mail importante e di cui adesso abbiamo urgente bisogno?
Quanto è faticoso e dispendioso trovare quella vecchia fattura che dobbiamo controllare oggi?
Sono 4 le principali azioni che ruotano intorno ad una gestione dei documenti:
Un flusso di lavoro strutturato migliora la produttività e le condizioni di lavoro.
Organizzare i documenti catalogandoli e indicizzandoli porta alle aziende notevoli risparmi in termini di tempo e di costi.
La Gestione Elettronica Documentale consente alle aziende la realizzazione di archivi informatici in sostituzione dei tradizionali archivi cartacei.
I vantaggi
- Riduzione degli spazi dedicati all'archivio fisico
- Inalterabilità dei documenti (mai più documenti sbiaditi, rovinati o macchiati)
- Riservatezza (possibilità di definire privilegi di accesso solo ed esclusivamente a determinati documenti tramite password)
- Aumentata efficienza del lavoro