GED
GED è l’acronimo di Gestione Elettronica Documentale, che permette di trasformare la carta in formato digitale, dallo scontrino di cassa alle fatture, dal disegno tecnico in grande formato alle note spese, ogni archivio cartaceo può essere digitalizzato in sicurezza, permettendo un risparmio in termini di tempo e denaro per la gestione e la ricerca dei documenti.
Accesso immediato
L’accesso ai documenti è molto più rapido perché, dal momento in cui il documento viene acquisito in versione digitale, questo diventa accessibile da qualsiasi computer o dispositivo elettronico connesso alla rete aziendale da parte dei dipendenti autorizzati all’accesso. Questo permette di snellire i flussi di lavoro e automatizzare attività e procedure legate alla produzione, alla distribuzione di prodotti e servizi, al marketing, alle vendite e molto altro ancora.
Ricerca immediata
Digitalizzando i contenuti, l’intero testo viene memorizzato e indicizzato per facilitare la sua archiviazione digitale e la sua successiva ricerca, offrendo immediatezza e agilità sul lavoro. Questo processo trasforma file ordinari in database di informazioni organizzate secondo le preferenze e le esigenze del cliente.
Vantaggi economici
Considerando che un documento digitale non si deteriora con il tempo, è statisticamente provato che il risparmio ottenuto dal processo si quantifica tra il 5% e il 20% del fatturato.
AOS
AOS significa Archiviazione Ottica Sostitutiva, il passo più importante nel mondo della digitalizzazione. Permette di dare valore legale alla carta, eliminando completamente ogni archivio cartaceo presente in azienda. Possiamo inoltre contare sulla sua certificazione, ottenuta da PricewaterhouseCoopers Zurigo, per adempiere in maniera completa alle disposizioni legali valide su territorio svizzero.
Archiviazione digitale e AOS
Con “Archiviazione digitale” si indicano i processi che permettono di conservare a norma il documento di natura digitale. Con “Archiviazione ottica sostitutiva” si intende la trasformazione di un documento da forma cartacea a digitale e la sua conservazione a norma.
Cosa dice la legge?
L’articolo 9 riguardo la tenuta e la conservazione dei libri contabili dichiara che siano ammessi per la conservazione dei documenti i supporti d’informazione inalterabili come: carta, supporti di immagini, supporti di dati inalterabili, supporti di dati alterabili, purché se ne garantiscano l’integrità, il momento della memorizzazione e si rispettino i procedimenti tecnici in vigore al momento della memorizzazione.
AOS non è un software
AOS è un processo combinato dato dell’unione di più componenti che ne garantiscono l’affidabilità in ogni fase della sua lavorazione. I documenti hanno valore legale solo quando sono stati generati o gestiti con una procedura che ne garantisca la tracciabilità, la completezza e l’integrità.
Opex Falcon
OPEX Falcon è uno scanner in grado di gestire documenti di svariate dimensioni riducendo i tempi di preparazione e minimizzando l’investimento di tempo. Anche nell’eventualità di documenti danneggiati, fragili e di piccole dimensioni, come fogli strappati, biglietti da visita e ricevute, è possibile inserirli direttamente nello scanner e digitalizzarli senza problemi.
Efficiente per ogni settore
La soluzione offerta da OPEX è all’avanguardia, efficiente e versatile per la gestione dei documenti in tutti i settori, che si tratti di servizi finanziari, sanitari, assicurativi, fiscali, uffici di assistenza e molto altro. Permette di gestire dai documenti di piccole dimensioni, come scontrini, fino ad arrivare a un A3.
Trasportabile
OPEX puo’ essere trasportato direttamente nel vostro ufficio, offrendovi il vantaggio di non dover spostare i vostri documenti dall’archivio, liberandovi dalle precauzioni necessarie per un trasloco documentale, soprattutto in caso di dati sensibili che non possono lasciare la sua struttura d’origine.
Risparmio spazio e dati integri
Anche con OPEX viene dato valore legale al documento nel processo di digitalizzazione, grazie all’AOS (Archiviazione Ottica Sostitutiva), permettendo l’eliminazione dei documenti cartacei e conservandone la tracciabilità.